Heb jij dat nou ook: dat je er tegenop ziet. Weer een Zoom-, Team of Webex-sessie van 2 uur. Hoe houd je dat vol achter je scherm? Het liefst zet ik dan mijn camera uit, dan hoef ik niet op te letten hoe ik erbij zit, en of ik niet per ongeluk achter mijn oren krab. Een vriendin van mij had zelfs een online-heisessie van 5 uur. Met onderbreking, dat natuurlijk wel.
Volgens mij zijn we niet geschapen om zo lang naar een scherm te turen. De één houdt dat natuurlijk langer vol dan de ander. Ik ben er slecht in. Ik raak snel verveeld en krijg behoefte aan bewegen. Terwijl ik best rustig ben van nature. Na drie kwartier is de rek eruit bij mij.
En dat terwijl ik wel regelmatig een uur bel met één van mijn beste vriendinnen. Maar dat doen we op de ouderwetse manier: zonder beeld.
Afgelopen week had ik weer zo’n online meeting. We hadden eerst een inleiding van een uur. En daarna konden we vragen stellen. Maar dat gebeurde niet. Al tijdens de inleiding kwamen de vragen boven en ging de inleider die ook beantwoorden. Dat haalde de lijn uit zijn verhaal. Uiteindelijk had hij nog 10 minuten om zijn verhaal af te maken. En daarna was er nog meer ruimte voor vragen. Ik wilde graag zijn inleiding horen. Daar had ik me op ingesteld. En nu kreeg ik ad hoc wat tips mee.
Wellicht herken jij dit ook: je gaat zitten voor echte informatie, maar je krijgt een verhaal zonder kop of staart, en eigenlijk nemen de vragenstellers het over. Hoe voorkom je dat nu? En hoe houd je iedereen erbij? Ik had namelijk inmiddels mijn camera al uitgezet, en was een kop thee gaan maken.
Bij online vergaderen is het essentieel dat je de sessie goed voorbereidt en strak leidt. En dat je werkt in blokken van maximaal 20 minuten. Denk aan de lengte van de TEDx-toespraken: die zijn rond de 18 minuten: de maximale aandachtsspanne van je publiek. Als je dan een inleiding van iemand hebt, kun je zelfs vragen of hij of zij die van tevoren inspreekt of opneemt. Dan weet je de lengte en kan de spreker na afloop – in het tweede blok van 20 minuten – vragen beantwoorden.
Daarna heb je dan een korte pauze en kun je eventueel nog 20 minuten doorgaan.
Je denkt misschien: ja, maar dat is veel te kort! Misschien kun je in die tijd ook niet alles behandelen, maar beperk je dan tot de essentie. Veel is niet altijd beter, meestal niet. Je kunt beter één onderwerp goed behandelen, dan veel in langere tijd. Vooral met videovergaderen is de aandachtsspanne beperkt.
En je kunt ook een serie gesprekken inplannen: en maak daar dan wekelijks een uur en 20 minuten voor vrij.
Het is natuurlijk gemakkelijker gezegd dan gedaan. Omdat het ook weer nieuwe ervaringen voor ons zijn. Ik denk in deze tijd vaak terug aan mijn achtergrond als regisseur bij radioprogramma’s. Je programma heeft een begin- en een eindtijd. Die zijn onverbiddelijk. Binnen die tijd wil je informatie geven die overkomt en je wilt het levendig en aantrekkelijk houden, zodat mensen blijven luisteren.
Dat vond ik altijd een leuke opdracht. En dat maakt online sessies juist nu ook interessant. Want het kan best dynamisch. En zo zet ik mijn ervaring nu op deze manier in. Mocht je vragen hebben, hoe jij jouw online bijeenkomst aantrekkelijk en informatief maakt, en een voorzitter zoeken, mail of bel me dan!
